POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OBANDO GIRALDO S.A.S.

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos generales para el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y de las demás normas que los complementen.

2. GENERALES

OBANDO GIRALDO S.A.S., identificada con NIT 811.035.528-1, con sede principal en Calle 51 Sur No. 48-57. Piso 9. Of. 9080., Sabaneta, teléfono 3744418 Ext. 113, se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y así mismo de acuerdo con la presente política de tratamiento de datos.

Para efectos de alguna solicitud o reclamación respecto de la presente política se pone a disposición el correo electrónico protecciondedatos@obandogiraldo.com.

3. PROCEDIMIENTOS

• Recolección

La información que suministren los Titulares de los datos personales a OBANDO GIRALDO S.A.S. podrá ser recolectados por los siguientes medios:

• Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea y cualquiera similar.
• De forma verbal.
• De forma escrita.
• Mediante dispositivos de video.
• Almacenamiento

La información recolectada por OBANDO GIRALDO se almacenará en las respectivas bases de datos que reposan en el servidor interno de la entidad.

• Circulación

Las bases de datos solo serán tratadas por el Responsable del tratamiento y sus respectivos Encargados autorizados por OBANDO GIRALDO S.A.S. En ningún caso se compartirán los datos personales con terceros no autorizados salvo los casos exceptuados por ley.

• Supresión

Una vez realizada la solicitud por parte del Titular, OBANDO GIRALDO S.A.S. en los términos señalados en la presente política, realizará operativamente la eliminación del tratamiento activo del dato; el Titular del dato deberá entender que cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

4. FINALIDADES

OBANDO GIRALDO S.A.S. informa a los titulares la finalidad del tratamiento de datos personales en cada caso, con el fin exclusivo de realizar su gestión administrativa, operativa y comercial.

En caso de terminación de la relación contractual la OBANDO GIRALDO S.A.S. podrá conservar los datos personales, cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, así como para eventuales futuros procesos de contratación.

En el tratamiento de datos, OBANDO GIRALDO S.A.S. define las siguientes finalidades:

• Finalidades dirigidas a los aspirantes a vinculación en el proceso de selección
• Recepción de hojas de vida, verificación de referencia, verificación de antecedentes y estudios de seguridad para procesos de selección de personal.
• Realizar el proceso de selección de los mejores perfiles para las vacantes ofrecidas.
• Realizar todas las actividades propias de la gestión del proceso de selección.
• Capacitación, inducción, entrenamiento y gestión del conocimiento al interior de la compañía.
• Conocimiento del estado de salud de la persona para determinar su compatibilidad con el cargo a desempeñar y para efectos de bienestar laboral, realizar acompañamiento psicológico y actividades de inclusión laboral.

Finalidad dirigida a los empleados:

• Garantizar el pago de sus salarios, prestaciones sociales, ingreso a la seguridad social, aportes parafiscales y todo lo concerniente al cumplimiento de las obligaciones legales adquiridas en su contratación laboral.
• Poder localizar al trabajador o su familia en el evento de ser necesario.
• Conservar y mantener actualizada la información que sirva como base para implementar programas de bienestar laboral para el trabajador y su familia.
• Actualizar anualmente los estudios de seguridad y todas las gestiones concernientes al sistema SAGRILAFT.

 Finalidad dirigida a clientes:

• Oferta de servicios directamente o a través de terceros.
• Realizar estudios estadísticos que permitan diseñar mejoras a los servicios prestados.
• Realización de estudios de seguridad y análisis de gestión del riesgo LA/FT.
• Suscripción de contratos, otrosíes.
• Realizar la gestión administrativa, contable y de cobro de manera directa o por terceros que realicen la gestión.

 Finalidad dirigida a proveedores:

• Conocer sus productos, servicios, actividad económica.
• Realización de estudios de seguridad y análisis de gestión del riesgo LA/FT.
• Toma de decisiones con respecto a la contratación y realizar gestión de cobros y pagos.
• Facilitar la correcta ejecución de las compras y prestación de los servicios contratados.

• Autorización del Titular

OBANDO GIRALDO S.A.S. ejercerá el tratamiento de los datos con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, esta autorización deberá ser solicitada en el momento de la recolección de los datos y en dicho momento se le deberá informar al titular cuales son los datos personales recolectados y las finalidades específicas del tratamiento.

Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste:

• Por escrito.
• De forma oral.
• Mediante conductas inequívocas del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

• Datos sensibles

OBANDO GIRALDO S.A.S. únicamente puede tratar datos sensibles cuando:

• El titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamiento.
• Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos se requiere autorización de los representantes legales.
• Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los titulares.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles ya que no está obligado a autorizar su Tratamiento.

• Tratamiento de los datos de los niños, niñas y adolescentes.

No está permitido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

• La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
• Derechos de los titulares

Los titulares de la información tratada por la Compañía tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
• Solicitar prueba de autorización otorgada a OBANDO GIRALDO S.A.S., salvo en los casos que específicamente por Ley no requieren autorización:
• Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar en cualquier momento la autorización de inclusión de datos personales en la base de datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento por la Compañía.
• El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo protecciondedatos@obandogiraldo.com o directamente a la sede de OBANDO GIRALDO S.A.S.
• Exigir la confidencialidad y la reserva de la información suministrada.

Deberes del responsable del Tratamiento. 

OBANDO GIRALDO S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos personales deberá cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Además de las anteriores, los encargados del tratamiento de datos tendrán los siguientes deberes:

• Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

5. TRÁMITE PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES 

• Consultas 

El titular o el causahabiente que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a través del correo electrónico protecciondedatos@obandogiraldo.com.

OBANDO GIRALDO S.A.S. responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

• Reclamos

El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante OBANDO GIRALDO S.A.S. para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando considere que la Compañía incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que la complementen. Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para de tratamiento de sus datos personales.

Los reclamos se hacen a través del correo electrónico protecciondedatos@obandogiraldo.com.

Los reclamos deben contener:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo.
• Dirección.
• Documentos adjuntos (si aplica).

OBANDO GIRALDO S.A.S. responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo de este. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

Mientras el reclamo esté pendiente de solución se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.

Parágrafo. Para la implementación y seguimiento de lo dispuesto en la POLÍTICA relacionado con la función de protección de datos personales OBANDO GIRALDO S.A.S. designa al área de financiera, quien dará trámite a las solicitudes de los Titulares, relacionadas con sus derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley 1581 de 2012.

6. DEFINICIONES

 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

7. DEPENDENCIA

OBANDO GIRALDO S.A.S.
NIT: 811035528

Domicilio: Calle 5ª Nº 39-194, Medellín Antioquia.
Dirección: calle 51 sur Nº 48-57 piso 9 oficina 9080, Sabaneta Antioquia.

Correo: protecciondedatos@obandogiraldo.com

Teléfono: 6043744418

Celular: 3213103924

8. VIGENCIA

La presente actualización rige a partir de la fecha hasta que haya cambio de legislación o nuevas normas que regulen la materia.

9. CONTROL DE CAMBIOS

 

VERSIÓN	MODIFICACIÓN QUE INTRODUCE	FECHA DE VIGENCIA
V1	Creación del documento	01-Ago-2019
V2	Actualización de las políticas	10-May-2022

 

10. ANEXOS 

• Documento V1 “PROCEDIMIENTO CONSULTAS Y RECLAMOS”.
• Documento V1 “PERFIL DEL CARGO OFICIAL DE TRATAMIENTO DE DATOS”.
• Hoja de cálculo “REGISTRO DE SOLICITUDES”.

11. PUBLICACIÓN

La presente actualización ha sido publicada el día 10 de mayo de 2022.